Cách cung cấp phản hồi mang tính xây dựng để phát triển kỹ năng của nhân viên

Rajeev Behera, Giám đốc điều hành của nền tảng quản lý hiệu suất  Reflektive , đã từng nhận xét, “Theo định nghĩa, lời khen ngợi là thể hiện sự tán thành hoặc ngưỡng mộ đối với điều gì đó hoặc ai đó. Mặt khác, phản hồi là thông tin về việc thực hiện nhiệm vụ của một người được sử dụng như một Cơ sở để cải thiện. Nói cách khác, cả phản hồi và khen ngợi đều có thể tích cực, nhưng phản hồi luôn được thiết kế để cải thiện hiệu suất. “

Phản hồi phải phù hợp với mục tiêu và kỹ năng của nhân viên và được thiết kế để hỗ trợ họ phát triển nghề nghiệp. Có nhiều điều tốt về việc khen ngợi những người làm công việc đó.

Khi khen ngợi nhân viên của bạn, hãy nhớ rằng điều đó không giúp ích gì cho sự phát triển hoặc tăng trưởng của họ, nó chỉ cho họ biết rằng bạn thấy và đánh giá cao công việc của họ.

Phát triển các mục tiêu cho nhân viên

Khi bạn quản lý lực lượng lao động của mình, trong một thời gian ngắn, bạn sẽ nhận thấy các hành vi và hiệu suất công việc của nhân viên. Khi bạn nhận thấy những điều này, bạn nên bắt đầu viết ra những gì bạn thấy để có thể bắt đầu xây dựng kế hoạch phát triển cho từng thứ.

Sau một thời gian, bạn sẽ biết mục tiêu hiệu suất của nhân viên — họ phải đạt được mục tiêu bán hàng nào, họ phải xử lý bao nhiêu tệp mỗi ngày hoặc bất cứ điều gì mà nhân viên của bạn đang hướng tới.

Trong khi bạn đang quan sát, hãy nhớ hỏi họ mục tiêu nghề nghiệp cá nhân của họ là gì, vì vậy bạn cũng có thể giải quyết vấn đề đó trong phiên phản hồi.

Các bước này sẽ giúp bạn tập trung phản hồi của mình. Behera khuyên bạn nên thực hiện những mục tiêu này và chia chúng thành các nhiệm vụ và kỹ năng có thể đạt được để chúng không bị mơ hồ. Ví dụ: nếu mục tiêu của nhân viên là “thuyết trình tốt hơn”, bạn sẽ muốn chia nhỏ những kỹ năng cần thiết.

Các kỹ năng cần thiết để thuyết trình có thể là:

• Nói một cách tự tin và rõ ràng
• Kiến thức về chủ đề này
• Tạo các trang trình bày truyền tải dữ liệu tốt hơn các từ có thể
• Trả lời câu hỏi từ những người tham gia cuộc họp
• Giữ cuộc họp tập trung bằng cách chuyển hướng mọi người quay lại chủ đề chính

Tiếp theo, bạn cung cấp phản hồi cho nhân viên về bài thuyết trình của họ. Tham khảo lại các kỹ năng này. “Bạn đã tự tin với dữ liệu đó. Bạn biết chính xác những gì bạn đang nói và mọi người trong cuộc họp có thể nói rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng. “

Lưu ý rằng bạn đang làm việc cụ thể và tập trung vào các lĩnh vực mà nhân viên của bạn cần cải thiện.

Các cuộc họp một-đối-một thường xuyên

Nếu bạn muốn đưa ra phản hồi tích cực cho nhân viên của mình, bạn nên dành thời gian để làm điều đó. Phản hồi tại chỗ là hiệu quả và cần thiết, nhưng một phiên họp yên tĩnh để cả hai có thể trò chuyện là tốt nhất.

Mục tiêu thực tế cho các phiên phản hồi thường xuyên là mỗi tháng một lần. Điều này có thể không đạt được trong một số ngành, vì vậy hãy cố gắng tạo ra chúng thường xuyên nhất có thể. Bất kể lịch trình bạn chọn là gì, bạn nên cố gắng gặp gỡ nhân viên của mình đủ thường xuyên để họ được hưởng lợi từ sự tương tác.

Nếu bạn nắm giữ tất cả thông tin cho đến khi đánh giá cuối năm, nó sẽ không có nhiều ý nghĩa đối với nhân viên và nó sẽ không giúp nhân viên cải thiện bất kỳ điều gì trong kỳ. Bản đánh giá cuối năm nên được sử dụng để tổng hợp tất cả các lần phản hồi trước đó để cho nhân viên thấy những tiến bộ mà họ đã đạt được.

Phản hồi sớm và thường xuyên cho nhân viên biết rằng họ đang đi đúng hướng và họ có thể áp dụng các chiến lược tương tự trong các lĩnh vực khác. Bạn có thể sẽ quên (và nhân viên cũng vậy) hầu hết các hành động đáng được gọi nếu bạn chỉ đưa ra phản hồi một hoặc hai lần một năm.

Tránh bánh mì phản hồi

Bất cứ ai làm việc trong lĩnh vực quản lý hoặc Nhân sự đều nghe nói rằng bạn nên kẹp “phản hồi xấu” giữa hai lớp “phản hồi tốt”. Vì vậy, chẳng hạn, bạn nói, “Jane, bạn đã làm rất tốt bài thuyết trình đó. Tuy nhiên, tuần trước bạn đã đến muộn ba trong số năm ngày và tôi thực sự thích chữ ký email của bạn ”.

Điều này không có tác động tích cực. Nó chỉ được thực hiện bởi vì người quản lý cảm thấy buộc phải cung cấp phản hồi. Điều này thường thấy khi có các buổi phản hồi bắt buộc, các nhà quản lý không chuẩn bị gì cả và họ được dạy sử dụng phương pháp sandwich.

Cung cấp phản hồi phát triển 

Một điều khác cần lưu ý là không có thứ gì gọi là phản hồi tiêu cực hoặc xấu. Một phiên phản hồi nên xác định các vấn đề nhưng kết quả là có những ý tưởng hoặc mục tiêu tích cực. Nếu Jane đến muộn ba trong năm ngày vào tuần trước, hãy phản hồi cho cô ấy. “Jane, tôi nhận thấy bạn đã đến muộn ba ngày vào tuần trước. Mọi thứ vẫn ổn chứ, hay tôi có thể làm gì để giúp bạn đến đây đúng giờ?”

“Đó là sự cố xe hơi, nhưng nó đã được khắc phục ngay bây giờ? Âm thanh tuyệt vời, tôi rất vui vì bạn đã khắc phục được nó.”

Không có gì tiêu cực về điều này, và Jane thực sự có một vấn đề.

Bây giờ nếu Jane thức dậy muộn trong ba ngày đó, có lẽ một buổi phản hồi với một số mục tiêu và bước được thiết kế sẽ đảm bảo cô ấy đến đúng giờ. “Jane, bạn nghĩ sao về việc kiểm tra báo thức mỗi đêm để đảm bảo rằng nó đã được cài đặt, phơi quần áo của bạn vào đêm hôm trước và đảm bảo bạn rời đi vào thời điểm cho phép bạn vượt qua giao thông để đến đây làm việc?”

Một lần nữa, đây không phải là “phản hồi xấu”, nó chỉ đơn giản là phản hồi.

Phản hồi tốt là quan trọng

Quản lý không chỉ là đạt được các con số và giữ cho các giám đốc điều hành hạnh phúc. Đó không phải là sự khen ngợi và biết ơn mà bạn dành cho nhân viên khi họ làm tốt công việc.

Quản lý cũng là phát triển, tạo động lực và huấn luyện nhân viên. Phản hồi được sử dụng đúng cách sẽ khiến bộ phận của bạn trở thành một nơi tuyệt vời để làm việc và cho nhân viên của bạn cơ hội phát triển. Khi bạn nuôi dưỡng nhân viên của mình, bạn sẽ thấy những cải thiện trong năng suất của mình. Mọi người đều có thể hưởng lợi từ những phản hồi cụ thể và tích cực.

Theo SUZANNE LUCAS thebalancecareers